服务承诺制

第一条 按照学校机关效能建设要求,招生与就业指导处对全校老师和学生实行承诺服务。
第二条 各科室要将服务内容、办事程序、办事条件、工作动态等进行公开承诺,并严格按照承诺办事。
第三条 实行承诺服务应做到:
(一)首问服务。接受服务要求的第一位工作人员对服务对象要热情接待,并帮助其将拟办理事务办理完毕,尽可能让服务对象对拟办事项满意。
(二)即时服务。对服务对象拟办事项符合规定、手续齐全的,招就处工作人员应随到随办,当场办理。
(三)承诺服务。招就处工作人员对服务对象拟办事项按照承诺内容办理。
(四)全程服务。招就处工作人员对服务对象拟办事项进行全程跟踪服务,保证服务取得实效。
(五)规范服务。招就处工作人员对服务对象提供规范有序的服务。
(六)高效服务。招就处工作人员应提高工作效率,积极主动服务,做到急事急办、特事特办,力争多半实事。
(七)文明服务。招就处工作人员要举止端庄,谈吐文明,使用文明用语,待人礼貌,服务周到。
(八)廉洁服务。招就处工作人员要依法行使职权,不滥用职权谋取私利。
第四条 招就处对服务的事项、人员、过程接受各方监督,有错必纠。
办事公示制
第一条 为进一步提高部门依法依纪依规履职水平,规范办事程序,提高办事效率,推进政务公开和廉政建设,根据部门工作实际,制定本制度。
第二条 公示内容
(一)招生工作
1.普通本专科招生章程
2.美术招生、自主招生、艺术特长生、高水平运动员以及普通本专科招生简章
3.美术招生、自主招生、艺术特长生、高水平运动员录取名单
(二)就业工作
1.毕业生派遣手续办理程序
2.毕业生调整就业去向(改派)手续办理程序
3.毕业生户口档案托管办理说明
4.毕业生派遣名册
5.创业项目遴选名单
6.创业基金使用情况
(三)校友会工作
1.校友返校接待流程
2.各地校友分会成立及换届的请示与批复
第三条 公示形式可采用校园网新闻、网上公示(招生信息网http://zs.hbut.edu.cn/,就业信息网http://jy.hbut.edu.cn/,校友会网站http://xyh.hbut.edu.cn/)、简报、会议等。
第四条 职责分工
(一)招生、就业及校友会各科室分管工作,由各科室科长将公示内容报部门负责人审批后方可公示。
(二)对于重大决策和重要事务的公示,报经分管校领导审阅批准后方可实施。
(三)各科室要认真履行分工职责,对违反公示制度造成的后果由各科室科长承担相应责任。

公开评议制

第一条 开展公开评议,要坚持实事求是、民主平等的原则。评议人要对照标准,注重摆事实,讲道理;要尊重广大师生的民主权利,让大家充分发表意见;在评议标准面前要做到人人平等,一视同仁,严格要求。
第二条 公开评议的主要内容,是本部门正确履行工作职责和任务要求的基本情况,包括工作人员廉洁自律和遵纪守法方面的基本情况。
第三条 公开评议可采取自评、互评、走访师生、召开座谈会、填写评议表、问卷调查和明察暗访等形式。
第四条 被评议科室和个人,要以对学校和师生负责的精神,正确行使手中的权力,办事要公道、正派,要清正廉洁,不滥用职权,不能打击报复评议人。
第五条 各科室要对反馈的评议意见汇总分析,找准问题,及时整改。

 

首问负责制

第一条 首问责任人是指招生与就业指导处(以下统称招就处)内第一个接受服务对象来电、来访、来信、来函或询问相关事务的工作人员。
第二条 招就处面向的服务对象一般为考生、家长、用人单位代表、毕业生、在校大学生、校友和校内其他部门工作人员,是学校直接面向社会对外服务的窗口单位,处内每位工作人员都应站在为学校树立良好社会形象地高度来提高办事水平和服务质量。
第三条 招就处每位工作人员应尽量对处内各项工作业务,以及校内其他部门的设置和工作职责有明确的了解,以便给予服务对象正确的引导。
第四条 首问责任人应热情接待服务对象,并负责为办事人提供直接的服务或者明确的指引、介绍或答疑等服务,使之最为快捷、简便地得到满意的服务。
第五条 首问责任人对服务对象或来电提出的咨询和拟办事项等问题,无论是否属于本部门的范畴,都应负责指导、介绍或答疑,不得以任何借口推诿,拒绝或者拖延处理时间。
第六条 首问责任人能当场处理的,应当场解决,不能当场处理或不属于本人或本部门职能范围的,应该做到:
(一)向服务对象说明原因,给予必要的解释;
(二)将服务对象引领或指引到相关部门(科室)办理;
(三)可通过电话与相关部门(科室)联系,协助其及时解决问题;
(四)转告有关部门的的电话号码或办事地点。
第六条 首问责任人应强化职业道德意识,牢固树立全心全意为服务对象服务的观念。对待服务对象,要文明礼貌、热情大方、自觉使用文明用语、不得冷漠待人,不得推诿扯皮,避免"门难进、脸难看、话难听、事难办"的现象发生,树立招就处的良好形象。具体要求如下:
(一)接听电话:先说您好,后报部门,再问来意;
(二)接待来访:做到"来人主动打招呼,热情耐心问事情,清楚讲解不马虎";
(三)凡属于招就处职能范围内的事情,一律不得以"不知道"、"不清楚"、"不归我管"、"我还有事"为理由推脱首问责任或敷衍办事人;
(四)答复服务对象提出的问题时,既要准确掌握政策,又要坚持实事求是的原则。对于不清楚、掌握不确切的问题要及时请示有关领导,给予服务对象准确的回答。对确属解决不了,解释不了或非本单位职能职责范围的问题,应耐心向服务对象说明情况;
(五)遇到对政策理解有差异或者无理取闹的服务对象,首问责任人应坚持原则,耐心好说明,做好工作,避免发生争执。

限时办结制

第一条 限时办结制是指服务对象咨询办事或来电来信来访,要有明确的办结时间并以书面形式进行回复。
第二条 服务对象要求办理的事项,凡符合规定、手续齐全的应立即办理。
第三条 对需要本部门集体研究决定的事项,一般不超过5个工作日办结;对需要协同其他部门或学院会同办理的事项,每增加一个部门(学院)顺延2个工作日;因特殊情况不能立即办理的,要向服务对象说明原因,并告知何时办理;因特殊原因不能按时办结的,应在5个工作日内联系服务对象,说明延时原因和办理情况,告知办结时间。
第四条 属于本部门需要会同其他部门或学院办理的事项,本部门应抓紧会商,并在规定工作日内办结;因客观原因不能按时办结的,本部门应在5个工作日内回复办理情况。
第五条 需提交学校研究的事项,本部门负责抓紧上报,在学校批复之日起的3个工作日内办理完毕。
第六条 需提交学校上一级有关部门审批的事项,本部门负责抓紧上报,在收到上级批复之日起的3个工作日内办理完毕。
第七条 属于需要调查论证的事项,应先在5个工作日内答复,说明情况,并及时组织论证,将结果在10个工作日内回复服务对象。特殊或重大事项,以学校要求的时限为准。

一次告知制

第一条  服务对象到本部门(或来电)办理、咨询事项时,在职责范围内,经办人必须一次性告知其所要办理事项的办事依据、办事程序、办结时限、所需的全部材料;不能办理的要说明具体理由。
第二条  服务对象要求办理的事项,在职责范围内的,经办人应当场审核其有关手续和材料,能当即办理的事项,要当即办理。
第三条  服务对象要求办理的事项,手续、材料不齐全或不符合法定形式的,应当口头或书面一次性告知其所需补充的手续和材料;申请人按照告知的要求补充齐全后,经办人应及时予以办理。
第四条  服务对象要求办理的事项因不符合有关规定而无法办理的,经办人应告知法律、法规或政策要求,并做好解释工作。
第五条  告知过程中,工作人员要使用文明用语。

主岗备岗制

第一条 主岗备岗制是指在部门和科室内两个相近岗位,互为备份岗位或顶替岗位,及时办理岗位事务的制度。
第二条 根据部门实际工作,本部门招生办主任科员和办公室主任科员、就业办主任科员和副主任科员、校友会主任科员和科员互为主岗备岗。
第三条 主岗责任人不在岗时,须提前向备岗责任人做好工作交接;因特殊原因不能及时交接的,备岗责任人应主动顶岗,不得推诿、拖延,影响公务办理。
第四条 备岗责任人应主动了解主岗岗位职责,认真学习相关业务知识和技能,熟悉相关规定,切实履行所替代岗位的职责,按规定及时办理相关业务。